قواعد أدارة الوقت 2

^{القـاعـدة الثـانـيـة :}

تـسـجـيـل الوقـت وتحليله : الكثير من الناس يجهلون كيف يقضون أوقاتهم ، ولذا : نجد فراغ شاسـعــــاً بين ما يفعلونه في الواقع وبين ما يريدون أن يفعلوه ، فإذا كان ما يريد أن يفعله الواحد منهم من الأنشطة يستغرق 90 (نقطة) يجد أن ما يفعله في الواقع لم يتجاوز 10 (نقاط) مما يريــد أن يفـعلـه ، وهذا يعني التقصير في أداء بعض الأنشطة أو عدم فعلها نهائياً.

المعلومة الدقيقة في تحليل الوقـت وتسـجـيـلـه تقود إلى تعريف دقيق للمشكلات ومضيعات الأوقات ، ومن ثم تساعد على التخطيط السليم لقضاء الوقت.

أنواع تسجيل الوقت :

1- 

السجل اليومي للوقت : يركز فيه على الوقت تحديد اً، والمكان ، ونوع النشاط ، وترتيب الأنشطة في الأهمية.

2-

 السجل الشهري : يركز فيه على الـوقــت ابـتــداءً وانـتـهـاءً ، والتاريخ ، وكيفية قضاء النشاط ، منفرداً أو في اجتماع ، ومكان

 النشاط وأهميته.

3-

 سجل ملخص الوقت : يركز فيه نوع الأنشطة ، مجموع الوقت المخصص لكل نشاط في السنة كلها بالنسبة المئوية ، ومن ثم المقارنة بين الأهمية والنسبة المئوية المخصصة له.

^{القاعدة الثالثة :}

التخطيط لقضاء الوقت : كثير من الناس يحب أن يعمل أكثر من محبته أن يفكر ، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنه صواب.

والسر في ذلك أن الإنسان فيه غريزة حب الإنجاز والعجلة ومحبة رؤية ثمرة العمل مبكراً ، والعمل يشبع هذه الغريزة ، بخلاف التخطيط والتفكير فنتائجه ليست مباشرة ولا تظهر إلا بعد فترة من الزمن .

والـعـمـل بدون تخطيط يأخذ وقتاً أطول مما يستحق ، بخلاف العمل المخطط له فهو يأخذ أقل قدر ممكن من الوقت لهذا العمل.

ولذا : فـإن مـضـيـعات الوقت تعترض بكثرة من لا يخطط لوقته ، ومن ثم فهو لم يخطط لإيجاد حلول لها ، ولذا يضيع وقته.

ومن يعمل العمل بـدون تخطـيــط تقنعه أقل النتائج الحاصلة ، بخلاف من يخطط فإنه لا يرضى إلا بأكبر قدر ممكن من النجاح.

كيف نخطط ؟

1-

حدد الأهداف ورتبها حسب الأهمية والأولوية.

2-

 فكر في الخيارات المطروحة لتحقيق الأهداف واختر أحسنها ثم حدد الوقت بالدقة لتنفيذ الطريقة.

3- 

حدد المكان المناسب للجميع لتنفيذ العمل.

4-

 فكر فيمن يقوم بالعمل أنت أو غيرك ومن هو الأصلح في ذلك.

5-

 افترض حدوث مضيعات للوقت ، ومن ثم ابحث لها عن حلول.

6-

تجنب الارتجالية في وضع الخطة.

7-

 لا تعط أي نشاط أكثر من الوقت الذي يستحقه ، إذ إن إعطاءه ذلك يعني أن العمل الصغير سوف يتمدد ليملأ الوقت المتاح مع إمكانية الاختصار في الوقت.

8-

 ضع احتياطات عند فشل النشاط لاستثمار الوقت ، فمثلاً عندما يتخلف الطرف الآخر عن الموعد ، يفترض أن تستفيد من الوقت وتستثمره في شيء آخر.

9- 

حاول أن تجمع الأعمال المتشابهة لتقوم بها دفعة واحدة، مثل إجراء عدة اتصالات هاتفية.

10-

 تذكر أن بضع دقائق من التفكير توفر بضع ساعات من العمل الشاق ، وكما تقول بعض النظريات: إن 80% من الإنتاج تنبع من 20% من العناصر.

القـاعـدة الرابـعــة :

التفويض والتوكيل : يعتبر التوكـيــل الجيد من الأساليب الناجحة لحفظ الوقت ، وذلك لأنك تضيف بأوقات الآخرين وقتاً جـديــداً إليك ، وتكسب عمراً إلى عمرك المعنوي.

أسباب الإعراض عن التفويض :

1-

 المركزية التي يتشبع بها بعض الأشخاص ، حيث لا يثق الشخص بأحد البتة ، وأضرار هذه المركزية تظهر عندما يصيب الشخص مرض قاهر أوظرف طارئ حيث يتعطل العمل بدونه.

2-

 الرغبة في تحقيق أكبر قدر ممكن من النجاح .

وهذه نظرة قاصرة، لأن النظرة البعيدة تقضي بأن التفويض وسيلة ناجحة لاحتمال أن يكون المتدرب فيما بعد مثلك في الأداء أو أحسن منك أحياناً ، وبالتالي تحافظ على وقتك وتنجز أكثر.

القـاعـدة الخـامســـة :

مضيعات الوقت : مضيعات الوقت داء عضال يشكو منه كل حريص على وقته ، وهي قسمان :

1-

 داخلي من الإنسان نفسه ، وينبع هذا غالباً من عدم التخطيط السليم .

2-

 خارجي من الآخرين : الأسرة والمجتمع .

ومضيعات الوقت قد تكون أموراً نسبية ، فمثلاً: قد يأتيك زائر ثقيل الظل بدون ميعاد ، ويقتطع جزءاً ثميناً من وقتك ، فبينما تشعر أنك على جمر تتلظى ، يشعر هو في المقابل بسعادة غامرة وانطباع جيد عن هذا اللقاء.

وبذلك أكون قد أنتهيت من شرح جميع قواعد أدارة الوقت وتابعنى مقال رائع عن مضيعات الوقت وكيفية السيطرة عليها .

وننتظر تعليقاتكم .